企业即时通讯为内部协同带来的“实在价值”

互联网的迅猛发展,带来了人类生活及工作方式的根本性变化。在过去,“交流”是盘坐炕头、面对面唠唠家常。而现在,除了“面对面”的交流方式,建立在互联网基础上的“交流”变成了生活及工作的主打模式。企业工作环境下的内部协同也不再是传统“面对面“的方式可以快速跟进和解决的。这时,使用率极高的互联网企业即时通讯,吸引了很多很多软件厂商及企业级用户的目光,开始高度关注“企业即时通讯”(Enterprise Instant Messaging,以下简称EIM)。

企业即时通讯

Q1:据相关调查显示,百分之九十以上的企业网内的终端机上都在运行个人即时通讯软件。使用个人即时通讯传递工作信息,这给为企业信息安全带来了隐患。并且,QQ、微信、MSN等个人即时通讯软件附带的娱乐色彩丰富,企业员工在使用过程中难免被打扰,浪费工作时间,如何解决?

Q2:在“无纸化”的办公环境下,除了个人即时通讯之外,还有“异步通讯”可作为企业内部沟通协作的方式。传统异步通讯是数字信息通过邮件、共享文件、公告等方式完成内部沟通。企业的大量文件、图片等信息的传递流转“速度”对企业运营管理起着至关重要的作用,但若单靠企业异步通讯,是无法满足企业内部日益增长的“工作时效性”需要,如何解决?

Q3:知识经济时代,信息、知识已经成为经济增长、组织发展的关键性资源,在企业的内部沟通协作过程中所产生的信息资源,其中一部分“重要信息资源”是需要分层级或分组别的被显化、共享、交流和管理的。个人即时通讯或企业异步通讯都无法在公司内部全面且便捷的完成以上操作,造成优质信息资源的分散和流失,如何解决?

降低上班时被打扰的机率

当然不可能完全杜绝员工使用个人即时通讯,EIM实际上也可以说是个人即时通讯的应用延伸,两者的区别在于职责不同,功能要点不同。作为员工个人而言,EIM有助于员工个人将“工作”和“生活”的两个圈子分离开,各成体系。EIM可将娱乐功能、娱乐内容等与无关工作的内容完全剔除出去,由此来降低员工在上班时“被打扰”的机率,减少个人在上班时娱乐的时间。不仅如此,EIM一般都配备实用价值的办公功能,诸如离线传输、文字图片、多人群组、分配任务等,只需要一个平台就能解决内部沟通协作问题,从而提升员工办公的“专注程度”和工作效率,让工作变得更简单纯粹。

提升企业内部的协同效率

EIM为企业每一位员工提供实时快速的点对点传输,可形成多维度的实时互动沟通模式。基于这种模式,企业内部员工可以与内部其它员工实现实时沟通,一方面可提高信息的流转速度,提升沟通的效率;另一方面可降低沟通的难度和成本。比如,您是企业销售部门的人员,您可以随时与企业内部的营销、客服人员交换“信息”,随时掌握市场动向,监管市场运作。当突遇急需沟通问题,可以通过“企业通讯录”迅速找寻到其他部门同事的电话和邮箱,无需在个人手机存入“全公司”同事电话及其它个人即时通讯ID。让内部协同变得不再繁琐,充分提升企业内部的协同效率。

共建企业内部“信息库”

传统环境下的企业内部的信息生产者只是高层少数人员,在内部沟通中所涉及的优质信息资源类型比较简单,如规章制度、人事信息、会议公告等。当下的信息生产者已经由少数人扩大到每一位员工,企业内部的流转的信息内容增添,如技巧、使用心得、经验分享等。EIM将信息资源从个人平台上聚合到企业即时通讯平台上,建立“信息库”,加强企业和员工个人对非正式信息资源的关注程度。深化对信息资源进行有效的管理,如分层级分组别的进行内部沟通交流、共享优质信息资源,加强人与人之间的互动,共同提升对现在信息资源的再学习与再创造能力。

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