比起“刚需”的定义，协同办公工具代表的其实是更贴合时代的工作方式。
对于协同办公产品的使用者来说，工具可以替代，但由工具形成的工作方式会重新塑造企业、组织、机构的办公。
以工作中最常遇到的场景“开会”为例，许多人都对此颇有怨言，大多数抱怨都有共同指向：拖沓、效率低、浪费时间。开会效率几乎是所有公司的难题，典型的场景是会议上演讲人照着PPT讲，但PPT涵盖的内容有限，信息传递效率依赖演讲人的水平，台下的人只能被动听报告。
为了提升开会效率，亚马逊创造了独特的会议方式，大致流程是禁用PPT，主讲人会前准备一份“六页备忘录“，会议开始时将其分发到与会者手中，与会者在静默阅读后，对各项信息和问题进行讨论。这一模式比传统的PPT式会议碰撞更多，效率更高。
“亚马逊会议法”充分展现了工具能在何种程度上塑造工作方式，随着协同办公产品的出现，会议效率的提升也有了进阶的解法。
人始终是历史进程的实施者。IDC在报告中指出，在数字化转型中，以千禧一代和Z一代为代表的年轻人是参与主力。
目前，千禧一代和更年轻的Z一代陆续进入职场，在互联网浪潮中成长起来的新生代天然对数字化工具更有亲近感，他们早已习惯了用社交媒体、IM工具随时随地和家人朋友沟通联系。
Polycom曾在协作技术趋势预测报告中指出，千禧一代对未来工作场所的影响最大，他们擅长使用先进的通讯技术，更倾向于通过视频进行沟通和学习。调查显示，78%的千禧一代受访者认为技术会使他们的工作更有成效，希望在工作场所拥有媲美日常生活的沟通协作体验。
IDC指出，到2025年，以千禧一代和Z一代为代表的数字工作者将占70%以上，成为全球劳动力的主要组成部分。
新生代是撑起企业未来发展的核心群体，很难想象，这些用惯了新潮互联网产品的年轻人如何忍受传统办公系统的陈旧和冗杂。如果企业无法提供具有吸引力的协同工作体验，在人才招聘上也会失去竞争优势。
良好的协同办公体验是“抓住”新一代工作者的必要手段，而新一代工作者数字化需求大多集中在：超越传统办公室场景，实现随时随地沟通协作、并减少重复劳动。
超越传统办公室场景意味着，在未来工作空间中，工作不再局限于写字楼、会议室等空间，移动办公将成为常态。
不过，由于团队协作的需求仍在，怎样将有形办公室形成的协作模式，转成无形无边界的协作模式，考验着协同工具们的产品设计能力。
行业通用的解决方案是通过即时通讯、视频会议、在线文档等营造共同协作环境。
在产业升级和新生代数字工作者进入职场的背景下，工业化时代形成的工作方式亟待改变，而疫情只是加速和放大了改变的发生。
从这个意义上来说，协同办公产品最终比拼的是对新一代办公方式的理解，目前正在激烈厮杀的协同办公产品背后，哪家公司对新一代办公方式的理解最透彻，谁就能分享到时代产业转型的红利。
